展知識|從“一刀切”到會議管理
2017-09-07 13:09
遇到問題，不想動腦筋，就來個“一刀切”。
前段時間，筆者到三亞參加一個會議，其間見了很多做酒店、會議、旅游的朋友，他們背景不同，愛好各異，但都談到了一個話題：來三亞開會的人少了，因為三亞被劃在了禁止開會的紅圈圈里面。大家都覺得這樣做不對，不應該將一個重要的地級城市簡單地劃在不讓開會的范圍里面。有人醞釀著要上書，也有人琢磨著從其他角度突破。就在筆者準備離開三亞的時候，接到了一位來自行政部門的朋友的電話，他說現正在海口開會，第二天再到三亞開，因為政策限制，只能采取迂回戰術。當地做會議的朋友說，對策總是有的，在海口開會可以，在三亞周邊的小城市開會也行，但三亞一定是最終的目的地。筆者回來以后上網查了查，文件上規定的是不能在海濱度假區開會，沒說不讓在市區開會。可海南的朋友說，那也不行，沒人敢惹麻煩。
不光是政府的政策“一刀切”，有些民營企業也使用這種方法。春節前的一段時間里，是年會舉辦的旺季，民營企業不受政策限制，可以搞年會。一個大型民營企業的朋友春節前跟筆者說，他們企業每個部門都在積極排練，準備搞年會，結果整個大樓里到處都能聽到歡樂的歌聲，看到輕盈的舞步。終于老板受不了了，一聲令下：所有的年會準備到此為止！搞過的暗自慶幸，還沒搞的一肚子不高興。
大家都清楚，離開了會議好多問題沒法解決。不讓開會不行，可又很難分辨“工作與玩樂”、“正當的會議與被濫用了的會議”之間的關系，所以只能簡單地切一刀。一刀下來，似乎切掉了一些問題，可另外一些問題又冒了出來。問題解決了嗎？好像是“抽刀斷水水更流”。在日益網絡化的社會里，所有事情都以不同方式關聯在一起，如果還想通過冷兵器時代“刀槍棍棒式”的方法解決問題，根本無法獲得滿意的效果。
我們說西方國家比我們先進，那么先進在哪里？是科學與技術，還是優質的產品與服務？我們國家有些科學、技術以及產品、服務等已經超越了發達國家，可為什么我們覺得還總是不對勁兒，總是覺得還缺些什么？其實，我們肉眼看到的西方先進的東西，大多只是他們“先進”的表象，而“先進”的根源就倆字——管理。
我們的會議、會議產業與發達國家比最大的差距就表現在管理上。就筆者所見，除了在華的外資企業及國內少數知名企業、知名機構之外，我國大部分企業基本上沒有什么“會議管理”，甚至說就是一筆糊涂賬。有多少企業能夠把這些問題說清楚：企業內部的會議開得是否有效率、有價值？企業一年開了多少場會？花費分別是多少？企業每年的會議開支占營收總額的百分比是多少？與國內外同行相比，企業的年度會議開支水平有沒有競爭力？有沒有追蹤過開會的權利是否被濫用過？有沒有一個跨年度的戰略會議管理計劃？會議的申報與審批機制是什么？一個會議該不該開以及應該有多大規模、誰應該參加、開多長時間、花多少錢、在哪個城市開、在什么場所開、酒店的選擇范圍有多大、需不需要第三方機構參與等問題，誰說了算？通過回答這些問題，我們就會明白自己企業的會議到底有沒有“管理”。企業會議是這樣，政府會議、社團會議也一樣。
沒有“管理”的不只是“會議”，還有“會議產業”。會議與其他很多產品與服務不同，它不僅能為舉辦地（包括國家、城市、區域等），帶來可觀的經濟效益，推動旅游業健康發展，還能夠為舉辦地擴大影響力、增加投資、推動產業發展、提升科研與教學水平等，做出其他方式無法替代的貢獻。因此，越來越多的城市將會議列為新興產業來發展，這無疑是一件好事。可如果缺乏有效的“管理”，好事也會變得不那么好，或者干脆變成壞事。會議酒店、會議中心的無序建設，會議公司、旅行社的惡意競爭，政府相關部門“會議產業協調者與推動者”角色的不恰當扮演等，都是缺乏有效“管理”的典型表現。
其實，做好管理，或者做一些積極有益的管理工作，并不是一件很難的事情。就目前我國的情況來看，我們沒有必要發明太多所謂的新的管理理念，因為發達國家有很多現成的東西，拿過來改改就可以用了。但我們一定得明白，如果想進步，提升管理水平這一關終究是繞不過去的，缺乏科學管理作支撐，即便有一大堆所謂超一流的東西，也只不過是些無序的堆砌而已，禁不起風浪的吹打和時間的考驗。
